SmartCollect.fr - Charte de Protection des Données à caractère personnel

Bienvenue sur le programme Smart Collect

Smart Collect est une base de données constituée de membres qui se sont inscrits soit directement sur nos différents sites grand public, ou par l'intermédiaire de nos partenaires, à l'un ou plusieurs de nos services gratuits. Ce service est libre et gratuit et permet à chacun de recevoir, en plus des informations et services du site auquel il s'est inscrit et à la condition qu'il en ait fait expressément la demande lors de l'inscription, des bons plans, offres de réduction ou jeux-concours gratuits de la part de nos partenaires, par email, ou autres modes de communication électronique.

Les sociétés EMB et Klarsen leaders de l’information aux professionnels en France et en Europe s'associent pour créer le programme "Smart Collect". A ce titre, ils collectent et traitent de nombreuses données à caractère personnel pour leur compte et celui de leurs clients et partenaires commerciaux.

Ces deux propriétaires sont fortement engagés dans la démarche de conformité de ses systèmes et de ses pratiques aux dispositions du Règlement Européen de Protection de Données.

La présente charte de données personnelles a pour objet de décrire les principes mis en œuvre par ces deux sociétés afin de respecter le règlement et de protéger la vie privée des personnes physiques dont les données sont traitées.

Elle précise également le cadre général des traitements de données à caractère personnel réalisés et, en ce sens, a pour objectif de fournir aux personnes concernées les informations nécessaires au parfait respect de la règlementation en vigueur.

1. COMMENT LES DONNÉES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" collectent, au travers de leurs activités, des données dont certaines permettent d’identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques.

1.1. Le fondement légal de la collecte

La législation liste les bases légales de collecte de données personnelles, autrement les justifications légitimes d’une collecte de données. Ces bases légales sont explicitées et/ou rappelées dans le cadre des collectes réalisées pour le programme "Smart Collect".

A ce titre, les sociétés propriétaires de ce programme sont susceptibles de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur :

le consentement de la personne concernée ; N.B. : en France, la CNIL reconnaît deux exceptions au consentement préalable en matière de prospection électronique détaillées dans une fiche sur la prospection électronique datant d’octobre 2016 :
- • dans les rapports entre professionnels, le consentement préalable de la personne concernée n’est pas requis pour des sollicitations commerciales envoyées sur l’adresse électronique professionnelle dès que ces sollicitations sont en rapport avec la profession de la personne en question. Cette tolérance est appelée « exception BtoB ».
- • le consentement préalable n’est pas non plus requis pour toute sollicitation envoyée à une personne concernée pour des services/produits analogues à ceux que cette personne aurait déjà acquis auprès du même organisme.
l'exécution des obligations au titre d'un contrat ;
N.B. : Le recueil des données personnelles de nos clients et utilisateurs est nécessaire afin d'exécuter les termes du contrat (ex : abonnement, souscription à un service en ligne - gratuit ou payant,...) et d'assurer la fourniture du service souscrit ou du produit acquis par la personne physique concernée. Ainsi, dans ce contexte, le consentement de la personne n'est pas nécessaire puisque les traitements réalisés sont liés à l'exécution du contrat.
l’intérêt légitime¹ du responsable de traitement ;
N.B. : Dans certaines circonstances, la nature même du service fourni par le programme "Smart Collect" implique le recueil des données personnelles de ses clients et utilisateurs et la transmission de ces informations vers des tiers désignés (par ex. les services de mise en relation). Ces traitements liés à l’intérêt légitime du responsable de traitement dans cette hypothèse sont considérés comme une attente raisonnable de la part de la personne concernée au regard de la description du service fourni. Bien entendu, l'intérêt légitime est constamment évalué et n’est pas contrebalancé par l’intérêt de la personne concernée ou par le respect de ses droits et libertés fondamentaux.
une obligation légale rendant le traitement obligatoire.
N.B. : Le contexte règlementaire d’une activité peut rendre obligatoire certains traitements et transfert de données : par ex. pour la facturation des produits ou services, les activités de formation (feuille de présence), etc ...

1.2. Les modes de collecte :

1.2.1. La collecte par le biais de formulaires

L’accès, l’utilisation, le téléchargement, l’achat ou la souscription à certains services ou de certains produits impliquent le recueil de données personnelles concernant le prospect client ou utilisateur. Dans ces hypothèses, lors du remplissage des formulaires papier, électronique, les personnes transmettent des informations les concernant. Ces formulaires précisent systématiquement :

le nom du responsable de traitement,
les finalités associées à la collecte réalisée,
si la collecte est rendue nécessaire par la souscription du service concerné ou par l’achat du produit envisagé,
les éventuelles autres exploitations envisagées et la base légale de la collecte réalisée ;
un renvoi aux pages pertinentes de la présente charte sur les modalités d’exercice des droits par les personnes physiques, les coordonnées du DPO, les règles concernant la durée de conservation des données, les modalités de réclamation auprès de l’autorité de contrôle, etc...

1.2.2. Collecte indirecte

Dans la cas d'une collecte de données de particuliers (B2C), des données à caractère personnel peuvent être obtenues auprès de tiers et transmisent à des partenaires (voir le chapitre 5). Dans une telle hypothèse, les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" :

établissent un contrat avec ce tiers conformément aux dispositions du Règlement ;
avisent les personnes du transfert de leurs données dans les conditions définies par le règlement ;
indiquent dans ses fichiers la source des données afin d’en assurer la traçabilité ;
informent les personnes concernées des modalités d’exercice de leurs droits.

Dans le cas d'une collecte de données professionnelles (B2B), des données à caractère personnel peuvent être obtenues auprès de tiers ou alors de sources publiques telles que sites internet des sociétés ou données en openData et les transmettre à des partenaires (voir le chapitre 5).
Pour une telle hypothèse, les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" :

si besoin, établissent un contrat avec ce tiers conformément aux dispositions du Règlement ;
avisent les personnes de l'utilisation de leurs données dans les conditions définies par le règlement ;
indiquent dans ses fichiers la source des données afin d’en assurer la traçabilité ;
informent les personnes concernées des modalités d’exercice de leurs droits.

2. QUELS TYPES D’INFORMATIONS SONT RECUEILLIS ?

Certaines des informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes permettant de les identifier.
En conformité avec la législation en vigueur, les sociétés fondatrice du programme "Smart Collect" ont adopté le principe de minimisation dans la collecte et ne collectent que les données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi et explicité auprès des personnes physiques concernées, en leur laissant toute capacité d’exercice de leurs droits.
Les données à caractère personnel susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes :

Principalement :

Votre nom, prénom et vos coordonnées, y compris vos adresses électronique et postale,
votre fonction,
votre date de naissance,
vos numéros de téléphone et de télécopie,

le cas échéant pour certains produits et services :

les équipements informatiques utilisés lors de la navigation,
des informations touchant à votre parcours professionnel (CV, formation professionnelle, distinctions, csp, etc.), vos données de localisation,
des informations touchant à l'habitat (Propriétaire/Locataire, type d'immeuble)
vos données de connexion et de navigation (adresses IP, logs) etc...

3. A QUOI SERVENT LES DONNÉES RECUEILLIES ?

3.1. Utilisation des données collectées

Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" peuvent utiliser les données à caractère personnel dont elles sont en possession afin de :

envoyer des informations commerciales relatives à ses produits, ses promotions, ses offres, ainsi que d’autres informations ayant trait à ses produits ou services adaptées aux centres d’intérêts des personnes concernées ;
transmettre des informations sur les produits et les offres de tiers – clients ou partenaires commerciaux – en relation avec la fonction et/ou au regard d’un intérêt identifié par rapport à l’activité de la personne concernée ou celle de l’organisation à laquelle elle appartient ;
éditer des annuaires payants de professionnels et de décideurs afin de leur proposer des produits et des offres en relation avec leurs fonctions et/ou au regard d’un intérêt identifié par rapport à l’activité de la personne concernée ou celle de l’organisation à laquelle elle appartient.

Ces données à caractère personnel seront utilisées dans le cadre des activités relevant de la promotion de propres produits et services comme de la prospection pour le compte de tiers. Elles ne sont utilisées que dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.

3.2. Modalités d’envoi d’information

Selon les coordonnées qui auront été collectées, Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" et ses partenaires pourront transmettre des informations par les moyens suivants :

Message texte envoyé à une personne (SMS ou MMS, notification, courriel, et/ou toute autre forme de message électronique) ;
Message via les réseaux sociaux ;
Téléphone (traitement Bloctel en amont) ;
Courrier postal ;
Bannière promotionnelle web ;
Moteur de recherche sur internet.

3.3. Objectifs de la collecte

La finalité de la collecte est systématiquement indiquée lorsqu’elle est directement réalisée pour le programme "Smart Collect" et rappelée lors du transfert des données lorsque la collecte a été effectuée par un tiers. Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" sont susceptibles d’utiliser les données à caractère personnel d’une personne notamment pour les objectifs suivants :

Afin de l’enregistrer sur ses sites internet et/ou systèmes d’information et de gérer la livraison et la facturation des services/produits ;
Ex. : traitement des commandes ou d’une inscription
Afin d’être en mesure d’exécuter les obligations qui lui incombent aux termes de tout contrat le liant à la personne concernée et dans le cadre de la gestion de ce type de contrat ;
Ex. : gestion des identifiants d’accès utilisateurs à un logiciel, badges d’accès à un salon etc.
Aux fins de respecter les obligations légales lui incombant ;
Ex. : gestion de la participation à une session de formation : tenue d’une feuille de présence ;
Aux fins du suivi, de l’examen critique et de l’amélioration de son offre de produits et de services ;
Aux fins d’analyse de données de connexion et de navigation dans le but d’en déduire un comportement de navigation et/ou d’adapter les contenus proposés en fonction des affinités constatées ;
Afin de tenir des dossiers à usage administratif interne (réclamations clients, fidélisation etc...) ;
À des fins de prospection commerciale pour son compte ou celles de ses partenaires commerciaux et annonceurs, dans les conditions définies ci-après dans la section ci-dessus « Utilisation des données collectées » ;
Aux fins de participation à des concours, loteries ou à des promotions.

4. COMMENT ET COMBIEN DE TEMPS LES DONNÉES SONT-ELLES STOCKÉES ?

Des actions de traitements sont réalisées sur les données figurant dans les bases du programme "Smart Collect", en appliquant des règles de contrôle strictes, conformes à l’état de l’art technologique et aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente.

4.1. Le Stockage des données à caractère personnel

Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" prennent toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble du Groupe.

4.2. La durée de conservation des données et l’archivage

La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (client ou prospect) et des usages du secteur.

Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" conservent certains documents obligatoires (factures etc...) pour la durée légale de conservation.
La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour l’ensemble ddu programme "Smart Collect" pour une durée de 36 mois.
Certaines données sont conservées pour une durée de conservation plus courte :
- • Les cookies expirent treize mois après leur dernière mise à jour.
- • Les données des prospects sont supprimées au-delà d’une durée de 36 mois sans réponse à aucune sollicitation.
La durée est parfois liée à la pertinence ou la nécessité de son traitement : les données des clients sont conservées pour la durée de la relation commerciale ou les données présentes dans les annuaires sont conservées pour la durée de mandats des personnes concernées.

5. QUI SONT LES TIERS AYANT ACCÈS AUX DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES ?

Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" sont susceptibles de transférer les données à caractère personnel qu’il collecte à différents tiers comme par exemple² :

des clients / partenaires ayant souscrit un service pouvant impliquer le recueil de données personnelles des utilisateurs notamment dans le cadre d’une demande de mise en relation ou dans le cadre de la constitution d’un fichier de prospection ;
des prestataires, sous-traitants et fournisseurs afin de réaliser des prestations pour son compte (par exemple : prestations techniques, services de paiement, vérification d’identité, fournisseurs de solutions analytiques, tchat, prestations ) ;
d’autres entreprises, des organismes financiers ou des organismes/services chargés de faire respecter les lois aux fins de la prévention ou de la détection de fraudes, lorsque cette divulgation est nécessaire pour préserver les droits des sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" ;
dans les cas où la loi le prévoit ou sur demande formelle d’une autorité (notamment dans le cadre d’une procédure judiciaire), des organismes publics, parapublics ou privés dans le cadre d’une mission de service public ;
en cas de fusion, d’acquisition, de dissolution ou de vente de tout ou partie de ses actifs. Les personnes concernées seront informées par email et/ou par un message bien en évidence sur le ou les sites web du Groupe de tout changement de propriété ou concernant les utilisations de données à caractère personnel et des choix dont elles disposeront ;
des partenaires dans le cadre des usages suivants :
- • Prospection commerciale et analyse marketing.
- • Enrichissement, location multicanale.
- • Reconnaissance, matching et profilage.
- • Analyses statistiques.

Voici la liste des partenaires ayant accès aux données :

Client	Charte	Contact DPO
Adl performance	Données personnelles	dpo@adlperformance.fr
Affinicia Data	Politiques de confidentialités	dpo@affinicia.com
Arkeero	PRIVACY POLICY	dpd@arkeero.com
Base&Co
Cap Adresse		info@capadresse.com
Data Company	RGPD
DATAWORK - Cardata
Edentify
Editus	Politique de protection des données personnelles	info-privacy@editus.lu
Ediware	Mentions légales	info@ediware.net
Edgewhere	Politique de confidentialité	contact@edgewhere.fr
ERMES Temelio	Politique de confidentialité	dpo@ermes.ai
Idaia Group (Cartegie)	Données personnelles	dpo@cartegie.com
Invibes Advertising	Terms of service	dpo@invibes.com
Isoskele (Groupe La Poste)	PROTECTION DES DONNÉES Politique de protection des données	mesdonneespersonnelles.laposte@laposte.fr
Klarsen	Politique de confidentialité	contact@klarsen.com
Kompass	Politique d’utilisation des données personnelles	dpo@kompass.com
Liveramp	Politique de Confidentialité de nos Produits et Services	cil@liveramp.com
Market Espace	Vie privée	contact@marketespace.fr
Nomination	Protection des données personnelles	privacy@nomination.fr
Note Bleue	Politique de confidentialité	confidentialite@notebleue.com
OptinData	CGV-RGPD	contact@optin-data.fr
PrismaMedia	Charte pour la protection des données	dpo@prismamedia.com
Publicis ETO - Epsilon	Politique de protection des Données Personnelles et Charte Cookies	contactprivacy@epsilon-france.com
Remail Me - CloudMedia	Confidentialité	contact@remailme.fr
SLS Data	Politique de confidentialité	dpo@sls-data.com
Squadata	Politique de confidentialité	dpo@squadata.net
Vertigo Média	PRIVACY & POLICY	support@vertigomediaperformance.com

5.1. Les modalités de travail avec les tiers

Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers pour quelque raison (par exemple : une prestation de sous-traitance, prestations réalisées pour un client), Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" appliquent les conditions définies par la législation en vigueur, notamment l’information des personnes concernées de ce transfert.

Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" veillent à ce que des stipulations contractuelles appropriées entre elles et le tiers concerné garantissent que ce dernier :

n’utilisera les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente charte,
et aura pris les mesures de sécurité appropriées afin de prévenir un traitement non autorisé ou illicite des données à caractère personnel, une perte ou une destruction accidentelle de ces données à caractère personnel, ou des dommages à celles-ci.

6. A QUI S’ADRESSER POUR AVOIR DES INFORMATIONS ?

Le programme "Smart Collect" a adapté son organisation afin de répondre aux exigences du Règlement Européen Protection de Données et d’apporter à toute personne toutes informations sur les données à caractère personnel les concernant collectées et sur les traitements réalisés sur ces données.

6.1 L’exercice des droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression

Toute demande liée à l’exercice de vos droits doit être envoyée à l’adresse dpo@smartcollect.fr. Cette demande doit comporter un maximum d’informations afin qu’elle puisse être traitée à réception dans un délai maximal d'un mois : par exemple les personnes doivent préciser l’adresse électronique sollicitée et pour laquelle elles adressent la demande afin de faciliter les recherches.

6.2 L’exercice du droit à l’oubli

Toute demande concernant une donnée personnelle doit être envoyée à l’adresse suivante : dpo@smartcollect.fr.
Cette demande doit indiquer les motifs de la requête. Une fois la suppression de données traitée, toute demande de déréférencement d’un article dans un moteur de recherche doit être adressée directement auprès dudit moteur de recherche par la personne concernée.

6.3 La portabilité des données

Toute demande liée à la portabilité des données doit être envoyée au DPO du programme "Smart Collect" qui vous répondra sur la faisabilité d’une telle demande.

6.4 Traitement automatisé et profilage

Vous pouvez demander via l’adresse suivante dpo@smartcollect.fr à ne pas faire l’objet d’une décision automatisée, y compris du profilage, la limitation du traitement des données vous concernant ou vous opposer à ce traitement.

6.5 La désignation d’un Data Protection Officer (DPO) et le recours à l’autorité de contrôle

Afin de compléter ce dispositif, il est accordé entre les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" que le DPO de la société EMB a toute compétence sur le programme "Smart Collect" et qu'il est joignable à l’adresse suivante : dpo@smartcollect.fr pour toute question ou difficulté touchant aux traitements de données personnelles.

Toute personne a la possibilité de contacter directement la Commission nationale Informatique et liberté (CNIL).

7. LES DONNÉES SONT-ELLES TRANSFÉRÉES HORS UE ?

Si les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" communiquent les Données à caractère Personnel à un tiers implanté en dehors de l’Union Européenne, des mesures sont prises visant à s’assurer que lesdites données bénéficieront du même niveau de protection que celui imposé par l’Union Européenne en matière de protection des données.

A ce titre, les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" s’assureront que le traitement soit effectué conformément à la présente charte et qu’il soit encadré par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

8. EXISTE-T-IL DES MODALITÉS SPÉCIFIQUES DE TRAITEMENT ?

Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" sont susceptibles de combiner des informations concernant des entreprises avec des informations confiées par les personnes physiques dans les conditions et pour les finalités définies dans la présente charte.

Les méthodes de profilage utilisées au sein du programme "Smart Collect" consistent à réaliser des croisements manuels ou automatisés, entre des fichiers d’entreprises et des bases de données de contacts de la société EMB (nom, fonction, adresse électronique ...), à partir de critères objectifs (taille, secteur, équipements informatiques...etc).

9. COMMENT SEREZ-VOUS INFORMÉ DES MISES À JOUR DE CETTE CHARTE ?

Les sociétés fondatrices du programme "Smart Collect" peuvent être amenées à modifier ou mettre à jour la présente Charte Données Personnelles. Toute mise à jour sera affichée aux endroits jugés appropriés, de sorte que tout utilisateur sera averti de la date de la dernière mise à jour.

Les mises à jour les plus importantes pourront faire l’objet d’un avis sur le site web (www.smartcollect.fr) au plus tard au moment de l’entrée en vigueur desdites modifications.

ANNEXE 1 : PARAMÉTRAGE DES NAVIGATEURS

Le paramétrage est susceptible de modifier vos conditions d’accès aux contenus et services nécessitant l’utilisation de cookies.

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Afin de gérer les cookies au plus près des attentes des utilisateurs, le navigateur doit être paramétré en tenant compte de la finalité des cookies.

Internet Explorer
Dans Internet Explorer, cliquez sur le bouton Outils, puis sur Options Internet. Sous l’onglet Général, sous Historique de navigation, cliquez sur Paramètres. Cliquez sur le bouton Afficher les fichiers.

Firefox
Allez dans l’onglet Outils du navigateur puis sélectionnez le menu Options Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez Vie privée et cliquez sur Affichez les cookies.

Safari
Dans votre navigateur, choisissez le menu Édition > Préférences. Cliquez sur Sécurité. Cliquez sur Afficher les cookies.

Google Chrome
Cliquez sur l’icône du menu Outils. Sélectionnez Options. Cliquez sur l’onglet Options avancées et accédez à la section Confidentialité.

1. Considérant (47) du Règlement 2016/679 : Les intérêts légitimes d’un responsable du traitement (...) peuvent constituer une base juridique pour le traitement, à moins que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent, compte tenu des attentes raisonnables des personnes concernées fondées sur leur relation avec le responsable du traitement. Un tel intérêt légitime pourrait, par exemple, exister lorsqu’il existe une relation pertinente et appropriée entre la personne concernée et le responsable du traitement (...). (...) Le traitement de données à caractère personnel à des fins de prospection peut être considéré comme étant réalisé pour répondre à un intérêt légitime.

2. Considérant (48) de Règlement 2016/679 : Les responsables du traitement qui font partie d’un groupe d’entreprises ou d’établissements affiliés à un organisme central peuvent avoir un intérêt légitime à transmettre des données à caractère personnel au sein du groupe d’entreprises à des fins administratives internes, y compris le traitement de données à caractère personnel relatives à des clients ou des employés.